Працівник не може дістатися роботи через повітряну тривогу: як оформити відсутність?
Ксенія Лотош, керівна юристка та керівниця практики трудового права; Уляна Крамаренко, помічниця юриста
Якщо працівник повідомляє, що через повітряну тривогу/обстріли не може дістатися до робочого місця, як роботодавцю оформити його відсутність?
Період такої відсутності можна оформити кількома способами – залежно від того, наскільки своєчасно працівник повідомив про обставини, чи домовилися про це сторони та які фінансові можливості має роботодавець:
Неоплачувана відсутність
Якщо працівник не з’явився на роботі вчасно та повідомив про причини своєї відсутності із запізненням, таку відсутність можна табелювати як неявку з нез’ясованих причин до з’ясування обставин або як неявку з інших причин. У такому разі цей час не оплачується, оскільки робота не виконувалася.
Такий варіант передбачає відповідну позначку в табелі обліку робочого часу та подальше отримання від працівника пояснень щодо причин відсутності. Водночас відсутність через повітряну тривогу чи обстріли є поважною причиною, а тому не може бути підставою для звільнення за прогул або оголошення догани – за умови, що працівник не зловживає такою можливістю та не прогулює роботу тривалий час і після завершення повітряної тривоги без інших поважних причин.
Простій не з вини працівника
Якщо працівник невідкладно повідомив про неможливість виконувати свої трудові функції через повітряну тривогу чи обстріли, роботодавець може оформити простій не з вини працівника (статті 34 та 113 Кодексу законів про працю України; далі – КЗпП України).
Такий спосіб оформлюється шляхом надання повідомлення/доповідної записки працівником і видання наказу роботодавцем.
Відпустка
Працівник може звернутися з проханням надати відпустку на період відсутності. За погодженням із роботодавцем це може бути оплачувана відпустка, наприклад за рахунок невикористаних днів щорічної відпустки, або відпустка без збереження заробітної плати.
Важливо, щоб працівник одразу повідомив роботодавця про неможливість прибути на роботу та своє прохання про відпустку. Вона оформлюється заявою працівника та наказом роботодавця і надається лише в повних календарних днях – оформити, наприклад, пів дня відпустки законодавство не дозволяє.
Неповний робочий день
Якщо працівник усе ж має змогу дістатися до роботи, хоча й із запізненням, за його заявою або за домовленістю з роботодавцем (ч. 1 ст. 56 КЗпП України) на відповідний день може бути встановлено неповну тривалість робочого часу. У такому разі заробітна плата виплачується пропорційно відпрацьованому часу.
Для цього працівник подає відповідну заяву, а роботодавець видає наказ.
Утім, на практиці роботодавці часто взагалі не оформлюють відсутність працівників через повітряну тривогу – ні запізнення на роботу, ні перерви в роботі вже під час робочого дня. Після її завершення працівники повертаються до роботи й отримують заробітну плату в повному розмірі за повний робочий день, навіть якщо фактично частину робочого часу вони провели поза межами робочого місця та не виконували роботу.
З одного боку, такий підхід є доволі простим і зручним: не потрібно нічого додатково оформлювати чи проводити окремі розрахунки під час визначення оплати за такі дні. З іншого – якщо «запізнення» та «перерви» в роботі через повітряну тривогу не оформлені документально, документально та юридично працівник «працював» або «перебував на роботі» в період безпосередньої небезпеки для його життя та здоров’я.
Це потенційно може створювати ризики з точки зору охорони праці, адже в такі періоди роботодавець залишається відповідальним за безпеку працівників. Тому якщо робота організована за такою схемою, варто подбати про те, щоб під час повітряної тривоги чи обстрілу працівники перебували в безпечному місці.
Які документи або підтвердження роботодавець може вимагати від працівника, щоб підтвердити поважність причини неявки?
Роботодавець може вимагати від працівника письмові пояснення у порядку, передбаченому ст. 149 КЗпП України. У такому разі працівнику варто зазначити час і місце свого перебування та пояснити, що він не з’явився на роботі через повітряну тривогу та евакуацію до безпечного місця.
Водночас після завершення повітряної тривоги та безпосередньої небезпеки працівник має залишити укриття в розумний строк і продовжити шлях до роботи або повернутися на робоче місце.
Щодо документального підтвердження причин відсутності, то роботодавець може самостійно перевірити відповідну інформацію. Зокрема, у відкритому доступі є дані про тривалість повітряних тривог у різних регіонах і населених пунктах України, а також офіційні повідомлення обласних та міських військових адміністрацій про обстріли. Тому для підтвердження обставин, через які працівник не зміг прибути на роботу, роботодавцю не завжди потрібно вимагати від нього додаткові документи.
Чи достатньо повідомлення працівника в месенджері, електронною поштою або телефоном, чи потрібна офіційна заява?
У таких умовах працівник не завжди має можливість негайно подати офіційну письмову заяву. Тому доцільно повідомити роботодавця телефоном або за допомогою електронних засобів зв’язку – наприклад, у робочому чаті чи електронною поштою. Водночас важливо, щоб сторони заздалегідь домовилися про способи такої комунікації.
Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про будь-який доступний спосіб електронної комунікації, який вони обрали за взаємною згодою.
Тому якщо сторони попередньо погодили використання електронних засобів обміну інформацією – наприклад, закріпили це в трудовому договорі, уклали угоду про електронний документообіг або домовилися про такий спосіб комунікації в листуванні, – таке повідомлення може бути належним способом повідомлення роботодавця.
Чи має роботодавець оплачувати час такої відсутності?
Наявність оплати та її розмір залежать від того, як саме оформлено відсутність працівника:
- Відсутність з інших причин: час відсутності не оплачується.
- Простій не з вини працівника: оплачується з розрахунку не нижче від 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу) (ч. 1 ст. 113 КЗпП України).
- Відпустка: залежно від її виду відпустка може бути оплачуваною, наприклад щорічна основна, або надаватися без збереження заробітної плати.
- Неповний робочий день: оплачується пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (ст. 56 КЗпП України).
Якщо ж роботодавець не оформлює таку відсутність жодним із зазначених способів, а застосовує описану вище практику, робочий день оплачується у загальному порядку.
Якщо працівник фізично не може дістатися офісу, але може виконувати роботу дистанційно, чи законно роботодавцю запропонувати йому такий формат?
В умовах воєнного стану роботодавець може запровадити дистанційну (гібридну) роботу окремим наказом (розпорядженням). Працівників потрібно ознайомити з таким наказом протягом двох днів із дня його прийняття, але до безпосереднього запровадження дистанційної роботи (ч. 12 ст. 60-2 КЗпП України). Дистанційна робота також може поєднуватися з гнучким режимом робочого часу.
З огляду на поточну безпекову ситуацію роботодавець може передбачити в наказі можливість роботи працівників дистанційно або в гібридному форматі. Водночас під час повітряної тривоги чи іншої загрози працівники мають перебувати в безпечному місці.
Дистанційну роботу можна запровадити на весь період воєнного стану або ж наказом передбачити окремі випадки, коли працівники переходять на дистанційний формат. Наприклад, це може бути передбачено на випадок загрози в районі розташування офісу за погодженням із безпосереднім керівником.
Водночас такий режим підходить насамперед для працівників, роботу яких об’єктивно можна виконувати дистанційно. Для працівників, чиї посадові обов’язки потребують фізичної присутності на робочому місці, варто розглядати інші варіанти оформлення відсутності або організації роботи.
Чи може роботодавець звільнити працівника за прогул, якщо той не з’явився на роботі через небезпеку, пов’язану з повітряною тривогою?
Для цілей звільнення прогулом вважається відсутність працівника на роботі понад 3 години протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України). Водночас повітряна тривога та обстріли можуть створювати об’єктивну небезпеку для життя і здоров’я працівника та перешкоджати виконанню ним трудових обов’язків. Тому такі обставини можуть бути визнані поважною причиною відсутності. Крім того, трудове законодавство передбачає, що роботодавець не вправі вимагати від працівника виконання роботи, яка становить явну небезпеку для його життя або здоров’я (ч. 5 ст. 153 КЗпП України).
Отже, якщо працівник не вийшов на роботу або залишив робоче місце через безпосередню загрозу його життю чи здоров’ю, роботодавцю варто враховувати ці обставини під час оцінки причин його відсутності. Звільнення за прогул у такій ситуації може бути оскаржене працівником у суді.
У разі визнання звільнення незаконним суд може поновити працівника на роботі та стягнути на його користь середній заробіток за час вимушеного прогулу – з дня звільнення до дня поновлення на роботі.
Крім того, працівник може звернутися до Держпраці або Національної поліції, якщо вважає, що роботодавець порушив вимоги законодавства про охорону праці. Залежно від обставин це може стати підставою для притягнення роботодавця до відповідальності. Кримінальна відповідальність можлива, зокрема, у випадках, коли порушення вимог законодавства про охорону праці спричинило передбачені Кримінальним кодексом України наслідки, зокрема шкоду здоров’ю працівника або його смерть. Наприклад, роботодавець вимагав від працівника перебувати на робочому місці під час повітряної тривоги, нехтуючи правилами безпеки, що призвело до травмування такого працівника тощо.
Що робити роботодавцю, якщо працівник не виходить на зв’язок і немає можливості з’ясувати причини його відсутності?
Трудове законодавство передбачає, що працівник може бути звільнений, якщо він відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль і протягом цього часу немає жодної інформації про причини його відсутності (п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП України). Отже, якщо роботодавець не має можливості з’ясувати причини відсутності працівника через відсутність зв’язку з ним, звільнити його раніше ніж через 4 місяці неможливо.
Водночас у ситуації разової неявки працівника через повітряну тривогу чи обстріл ця підстава для звільнення зазвичай не застосовується, оскільки працівник, ймовірно, відновить зв’язок із роботодавцем протягом коротшого періоду. Крім того, питання звільнення за прогул у такій ситуації вже розглядалося вище.
Утім, роботодавцю важливо належно фіксувати відсутність працівника на робочому місці. Це дасть змогу правильно вести облік робочого часу, підтвердити вжиті роботодавцем заходи для встановлення причин відсутності та зменшити ризики у сфері охорони праці.
Рекомендується складати відповідні акти, табелювати відсутність працівника як неявку з нез’ясованих причин, періодично намагатися встановити з ним контакт – телефоном, через месенджери, електронною поштою або в інший погоджений сторонами спосіб – та фіксувати результати таких спроб, зокрема факт отримання або ненадання відповіді працівником.
Як діяти, якщо така ситуація триває кілька днів або повторюється регулярно? Чи потрібно щоразу оформлювати відсутність окремо?
Загалом радимо впроваджувати більш стратегічні заходи для адаптації умов роботи до поточної безпекової ситуації, щоб знизити ризики та забезпечити безперервність бізнес-процесів.
Наприклад, якщо повітряні тривоги та обстріли регулярно перешкоджають працівникам виконувати роботу в офісі роботодавця, можна запровадити дистанційну (гібридну) або надомну роботу з гнучким графіком, якщо це можливо з огляду на характер роботи.
Крім того, роботодавець може видати наказ про запровадження простою у разі оголошення повітряної тривоги під час робочого дня.
Якщо буде вирішено не реалізовувати жоден із цих заходів, відсутність працівника варто фіксувати кожного разу як неявку з нез’ясованих/інших причин у табелі обліку робочого часу, а також у відповідних актах про відсутність або оформляти відпустку/неповний робочий час у разі такого прохання від самого працівника.
Чи має значення для правової оцінки ситуації населений пункт, його близькість до зони бойових дій або офіційний статус території?
Під час воєнного стану працівник, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій (актуальний перелік таких територій наразі затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 26.05.2026 № 987), не може бути звільнений за прогул у разі його відсутності на роботі (ч. 3 ст. 5 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Це означає, що такого працівника не можна правомірно звільнити за прогул навіть навіть у разі, якщо він не надав пояснень щодо причин своєї відсутності або не попередив роботодавця про неявку. Водночас час такої відсутності не оплачується і не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.
Натомість за загальними правилами звільнення за прогул, які застосовуються на територіях, де активні бойові дії не ведуться, важливо встановити, чи мав працівник поважні причини для відсутності. Їх поважність має бути підтверджена відповідними доказами та поясненнями працівника.
Для budni.ua