Асистент керівника

Ми запрошуємо вас приєднатися до професійної команди юридичної компанії Arzinger на позицію персонального асистента.

Обов’язки:

1. Координація вхідних/вихідних дзвінків Партнера:

• Прийом вхідних дзвінків

• Обов'язкове надання інформації про телефонні дзвінки за період відсутності керівника 

• Здійснення вихідних телефонних дзвінків, з'єднання з керівником

• Організація тел. конференцій (Conference Calls, Skype Calls)

2. Організація зустрічей:

• Організація зустрічей, як поточних (м. Київ), так і в конкретних містах і на заходах

• Організація зустрічей зі співробітниками та партнерами компанії згідно з графіком 

3. Організація відряджень Партнера:

• Оформлення наказу на відрядження (через рецепцію)

• Організація логістики (бронювання квитків на потяг чи літак), трансферу в/з аеропорту

• Оформлення візи (в разі необхідності)

• Зняття ліміту з картки керівника, забезпечення готівкою

• Повідомлення колег про відсутність керівника

• Звіт за представницькими витратами на підставі чеків (до 5 числа за попередній 

• місяць)

• 4. Робота з існуючими та потенційними клієнтами:

• Пошук контактів компаній, їх контактних осіб (з метою організації зустрічей і ін.)

• Ведення ділового листування з клієнтами, надання необхідної інформації про Компанію (презентації, брошури) 

• Ведення бази клієнтів і контрагентів компанії

• Оформлення списку клієнтів і колег компанії для привітання зі святами (Новим Роком і т.п.) та оновлення списку за необхідністю

5. Інше:

• Координація взаємодії Партнера з іншими працівниками компанії (нагадування, фіксація та координація поставлених завдань і т.д.)

• Виконувати особисті доручення Партнера (замовлення квитків на концерти, оплата комунальних рахунків і т.п.)

 Вимоги: 

• 2+ роки релевантного досвіду в адміністративній сфері (на посаді персонального асистента, адміністративного асистента, офіс менеджера)

• Вища освіта (юридична буде перевагою)

• Вільне володіння англійською, українською мовами

• Сильні організаційні, координаційні, комунікаційні навички

• Готовність працювати 24/7 в режимі мультизадачності

• Стресостійкість