Асистент керівника
Ми запрошуємо вас приєднатися до професійної команди юридичної компанії Arzinger на позицію персонального асистента.
Обов’язки:
1. Координація вхідних/вихідних дзвінків Партнера:
-
Прийом вхідних дзвінків
-
Обов'язкове надання інформації про телефонні дзвінки за період відсутності керівника
-
Здійснення вихідних телефонних дзвінків, з'єднання з керівником
-
Організація тел. конференцій (Conference Calls, Skype Calls)
2. Організація зустрічей:
-
Організація зустрічей, як поточних (м. Київ), так і в конкретних містах і на заходах
-
Організація зустрічей зі співробітниками та партнерами компанії згідно з графіком
3. Організація відряджень Партнера:
-
Оформлення наказу на відрядження (через рецепцію)
-
Організація логістики (бронювання квитків на потяг чи літак), трансферу в/з аеропорту
-
Оформлення візи (в разі необхідності)
-
Зняття ліміту з картки керівника, забезпечення готівкою
-
Повідомлення колег про відсутність керівника
-
Звіт за представницькими витратами на підставі чеків (до 5 числа за попередній
-
місяць)
- 4. Робота з існуючими та потенційними клієнтами:
-
Пошук контактів компаній, їх контактних осіб (з метою організації зустрічей і ін.)
-
Ведення ділового листування з клієнтами, надання необхідної інформації про Компанію (презентації, брошури)
-
Ведення бази клієнтів і контрагентів компанії
-
Оформлення списку клієнтів і колег компанії для привітання зі святами (Новим Роком і т.п.) та оновлення списку за необхідністю
5. Інше:
-
Координація взаємодії Партнера з іншими працівниками компанії (нагадування, фіксація та координація поставлених завдань і т.д.)
-
Виконувати особисті доручення Партнера (замовлення квитків на концерти, оплата комунальних рахунків і т.п.)
Вимоги:
-
2+ роки релевантного досвіду в адміністративній сфері (на посаді персонального асистента, адміністративного асистента, офіс менеджера)
-
Вища освіта (юридична буде перевагою)
-
Вільне володіння англійською, українською мовами
-
Сильні організаційні, координаційні, комунікаційні навички
-
Готовність працювати 24/7 в режимі мультизадачності
-
Стресостійкість